Kurzfristigere Buchungen, schwankende Auslastungen und flexiblere Arbeitszeitmodelle – für Hotels wird es zusehends anspruchsvoller, Mitarbeitende kosteneffizient einzusetzen. Erfolgen Planung, Zeiterfassung und Abrechnung in getrennten Systemen, resultieren daraus ein erhöhter manueller Aufwand und mangelnde Kostentransparenz. Für ein frühzeitiges Erkennen von Kostenabweichungen rät Oliver Reichardt, Geschäftsführer der Mirus Deutschland, dazu, die Personalplanung laufend mit den erfassten Zeiten und der erwarteten Auslastung abzugleichen. „Hoteliers, die Planung, Arbeitszeiterfassung und Abrechnung miteinander verbinden, sehen nicht erst nach Monatsende, ob Schichten zu teuer geplant wurden oder Zuschläge ungeplant ansteigen“, so Reichardt. „Sie können bereits vor dem Abschluss des Dienstplans Varianten prüfen und bei Änderungen im Betrieb nachsteuern.“ Personalverantwortliche in Hotels entscheiden so schneller, ob Schichten angepasst werden sollen, wie sich Personal auf Bereiche und Tageszeiten optimal verteilen lässt, ob Mehrarbeit und Zuschläge wirtschaftlich sinnvoll sind und ob die tatsächlichen Arbeitszeiten noch zur anfänglichen Personalplanung passen.
Drei Tipps für steigende Effizienz im Personaleinsatz
Reichardt benennt drei zentrale Punkte im Payroll- und Personalmanagement, die Hoteliers in Zukunft priorisieren sollten:
1. Planung vor Abrechnung: „Kosten sollten bereits bei der Schichtplanung sichtbar sein und nicht erst, wenn die Lohnabrechnung fertig ist.“
2. Durchgängige Datenprozesse: „Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnung sollten möglichst ohne manuelle Schnittstellen und doppelte Datenpflege verbunden sein.“
3. Flexibilität mit Kontrolle: „Kurzfristige Anpassungen gehören zum Hotelalltag. Entscheidend ist, ihre Kostenwirkung unmittelbar nachvollziehen zu können.“
Finanzielle Wirkung von Personalkosten wird transparent
Wie Digitalisierung auf Grundlage einer verlässlichen Datenbasis zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Dienstplänen sowie abrechnungsrelevanten Informationen wiederkehrende Aufgaben reduziert und Abweichungen frühzeitig sichtbar macht, verdeutlicht Mirus Deutschland mit der Plattform zeit-lohn.net. Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung erfolgen darauf in einem durchgängigen Prozess, sodass ein effizientes Dienstplan-Controlling für Transparenz in der Planung sorgt. Unmittelbar sichtbar wird die finanzielle Wirkung von Gehaltsänderungen und Vergütungsbestandteilen anhand eines speziellen Lohnsimulators. „So können Hotels Personaleinsatz und tatsächliche Kosten zusammen betrachten, anstatt Kosten erst mit der fertigen Lohnabrechnung zu erkennen“, betont Reichardt.
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