Schnellere Reaktionszeiten bei Angebotsanfragen, ein leichtes Plus von 3,92 Prozent im zu erwartenden Gesamtbuchungsvolumen und ein klares Ja zu Präsenzveranstaltungen, das hat eine aktuelle Branchenumfrage der BWH Hotels Central Europe zum Thema „Tagungstrends“ ergeben. Nach den Veränderungen von 2024 auf 2025 und den Entwicklungen in der Zukunft befragt wurden 250 Unternehmen aus den Marktsegmenten Tagungsplanung, Messe, Event und Reisen sowie buchende Unternehmen, u.a. aus den Bereichen Industrie, Handel, Finanzen und Pharma. Das Gesamtbild stimmt optimistisch und zeigt nach den tiefgreifenden Einschnitten der Corona-Jahre einen Aufwärtstrend.
Präsenzveranstaltungen dominieren die Nachfrage
Ein eindeutiges Bild zeichnet die Frage nach der Veranstaltungart: Hier geht der Trend mit 78 Prozent zu Veranstaltungen in Präsenzform, lediglich 8 Prozent der Befragten präferieren digitale Formate und 12 Prozent hybride. Als zukünftige Tagungsorte gebucht werden in 58 Prozent der Fälle Tagungshotels und in rund 12 Prozent Eventlocations. Inhouse-Räumlichkeiten in Unternehmen direkt finden in rund 20 Prozent Verwendung. Aufschlussreich ist auch der Blick auf die geplanten Teilnehmerzahlen: Rund 42 Prozent nehmen Veranstaltungen bis 25 Personen ein, gefolgt von 35 Prozent zwischen 26 und 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmern.
Kurze Reaktionszeiten unter 24 Stunden erwartet
An der Gruppengröße orientiert sich der Umfrage der BWH Hotels zufolge auch der Buchungszeitraum. Je kleiner die Gruppe ist, desto kurzfristiger wird gebucht: bis 25 Personen in der Regel drei Monate vorher, darüber beträgt der Buchungsvorlauf 8 bis 12 Monate. Von der eher sportlichen Seite zeigen sich die von Tagungshotels- und locations erwarteten Reaktionszeiten zur Angebotserstellung: 65 Prozent der Tagungsplaner oder direkt buchenden Unternehmen erwarten ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird von 84 Prozent der Betragten direkt im Tagungshotel, 16 Prozent nehmen den Weg über einen Event- oder Tagungspartner. „Die Ergebnisse unserer BWH-Umfrage unterstreichen eine klare Entwicklung, die für Hotels mit Tagungskapazitäten von großer Bedeutung ist“, erklärt Thomas Zubac, Director MICE & Group Sales – BWH Hotels Central Europe. „Der Trend geht zu persönlicheren Präsenzveranstaltungen mit kurzen Vorlaufzeiten und hohen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit. Für die Hotellerie bedeutet das: Flexibilität, Schnelligkeit und maßgeschneiderte Angebote sind entscheidende Erfolgsfaktoren.“
Steigender Kostendruck und reduzierte Budgets
Als größte Herausfoderung der Zukunft sehen 75 Prozent der Befragten steigende Kosten, gefolgt von Budgetreduzierungen, der Verfügbarkeit von Tagungshotels und Eventlocations sowie einem Personalmangel in internen Veranstaltungsabteilungen. Rund 50 Prozent der Umfrageteilnehmer*innen geben an, dass das Budget pro Veranstaltung und die Anzahl der Veranstaltungen reduziert wurden. Bei 23 Prozent bleibt das Veranstaltungsbudget unverändert und rund 3 Prozent haben ihr Budget und ihre Investitionen erhöht.
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