Wie viel Digitalisierung brauchen die Human Resources im Hotel? Was macht Sinn, was nicht und wo liegen die Grenzen von „real“ und „digital“? Die Head of Human Resources der ACHAT Hotels, Marion „Freddy“ Krämer, sieht Digitalisierung gleichermaßen positiv wie kritisch. Sinnvoll eingesetzt, öffnen digitale Prozesse neue Freiräume für „echte“ Kommunikation mit Mitarbeitern.

Die ACHAT Hotels haben nach dem Führungswechsel im Jahr 2018 mit dem neuen Geschäftsführenden Gesellschafter Philipp von Bodman eine grundlegende Neuausrichtung von Marke und Unternehmenskultur eingeleitet. Mit Marion Freddy Krämer als Head of Human Resources wird auch das Thema Personalwesen in allen Facetten neu ausgerichtet. Ein wichtiger Schritt: die Digitalisierung. Seit November 2020 wurden die ersten Maßnahmen zum Digitalisieren von HR-Prozessen realisiert. Vorausgegangen ist eine eingehende Konzeptionsphase, in der sich die Frage stellte, in welchen Unternehmensbereichen „digital“ Sinn macht und in welchen nicht. Für die passionierte Personalerin Krämer ist Digitalisierung vor allem Mittel zum Zweck und nicht ein Zweck, der alle Mittel heiligt. „Eine totale Digitalisierung der Hotel-Prozesse und besonders der Human Resources macht für mich keinen Sinn“, sagt Marion Krämer. „Den ‚digitalen Azubi‘ beispielsweise halte ich nicht für den richtigen Weg, wie sich Karrieren und damit Persönlichkeiten entwickeln können und sollen.“ Für Krämer lohnt sich Digitalisierung vor allem dort, wo sie Arbeit abnimmt und neue Freiräume für „echte“ Kommunikation öffnet.

Freiräume durch digitales Backoffice
Die großen Veränderungen in der Digitalisierung der HR spielen sich nach Meinung von Marion Krämer hinter den Kulissen ab. „Wir digitalisieren vor allem das Backoffice. Es nimmt Arbeit ab, den Personalbereich in vielen Funktionalitäten zu digitalisieren.“ So hat man in den 35 ACHAT Hotels etwa auf dem Gebiet der Employee Journey schrittweise von Insellösungen auf eine große ganzheitliche, digitale Lösung umgestellt. Diese umfasst den gesamten „Unternehmenslebenszyklus“ eines Mitarbeiters und reicht von der Stellenausschreibung nach gleichem Standard für alle ACHAT Hotels über das Bewerbermanagement, die Erstellung von Arbeitsverträgen und das Anlegen der individuellen Daten im Dienstplan bis hin zur Austeilung von Arbeitsutensilien und der digitalen Personalinfo. Die Digitalisierung ermöglicht es zukünftig, einen Mitarbeiter über seine gesamte Employee Journey aktiv zu begleiten. Dazu zählt auch die wichtige Karriereplanung des Einzelnen und eine frühzeitige Nachfolgeplanung, wenn etwa ein Mitarbeiter in ein oder zwei Jahren aus dem Unternehmen in den Ruhestand ausscheidet.

Marion „Freddy“ Krämer, Head of Human Resources der ACHAT Hotels ©ACHAT Hotels

Wissen, wer was kann und braucht
Insbesondere den Bereich der Personalinfo sieht Krämer als ein Einsatzgebiet, auf dem die Digitalisierung neue Möglichkeiten bietet. „Die Digitalisierung ermöglicht uns eine systematische Mitarbeiterentwicklung, wie wir sie bisher nicht kannten“, sagt sie. „Viele Unternehmen gehen auch heute noch nach dem ‚Prinzip Gießkanne‘ vor, schütten Weiterbildungsangebote über den Mitarbeitern aus und vertrauen darauf, dass dabei etwas hängen bleibt. Doch dabei wird zu viel dem Zufall überlassen und Mitarbeiter werden oft nicht wirklich gezielt weitergebildet.“ In den ACHAT Hotels wird zukünftig ein neues digitales Mitarbeiterbeurteilungssystem für mehr Transparenz sorgen. Dabei geht es um die Frage, was ein Mitarbeiter heute schon gut kann und in welchen Bereichen er noch Unterstützung braucht. Hier bietet die Digitalisierung nach Krämer den Vorteil, dass man Stärken und Schwächen von Mitarbeitern deutlich erkennen und bewerten kann. Die HR-Fachfrau betont jedoch, dass dies nichts mit einem „gläsernen Mitarbeiter“ zu tun habe, ganz im Gegenteil: „Wir wollen unsere Mitarbeiter besser verstehen, um auf ihre Bedürfnisse noch besser eingehen zu können – und das unternehmensübergreifend. Wenn ein Personalverantwortlicher sich vor und während eines Mitarbeitergesprächs nur auf Momentaufnahmen aus der jüngsten Vergangenheit verlassen kann, ist er nicht wirklich in der Lage, sich ein umfassendes Bild eines Mitarbeiters zu machen.“

HR-Prozesse werden effektiver
„Mit unseren Schritten hin zur zunehmenden Digitalisierung der Human Resources wollen wir uns zukünftig einerseits von Routinetätigkeiten entlasten und andererseits sicherstellen, dass auch keine wichtigen Punkte der Employee Journey übersehen werden“, so Krämer weiter. Vom Zeugnis über die Lohnabrechnung bis zur Schlüsselrückgabe kann bei den ACHAT Hotels zukünftig vieles automatisch organisiert und nachvollzogen werden, ohne dass Mitarbeiter im HR-Bereich sich damit zeitaufwändig beschäftigen müssen. „Wenn ich mir alleine den Prozess eines Urlaubsantrags ansehe, den beispielsweise ein Mitarbeiter in einem unserer ACHAT Hotels stellt, und sehe, was dieser bisher für einen Weg genommen hat bis in die Mannheimer Servicezentrale… Dann das Eintragen im Dienstplan und, und, und – das ist intransparent und bindet mit vielen einzelnen Arbeitsschritten zu viel Mitarbeiterzeit. Digitalisiert geht das einfach, schnell und zuverlässig und als Head of Human Resources kann ich mir ziemlich genau ausrechnen, wie viel Zeit und Arbeit wir uns damit im Personalwesen sparen“, so Marion Krämer. Umgekehrt kann der Mitarbeiter zukünftig im neuen digitalen System genau sehen, wo sich der eigene Urlaubsantrag gerade befindet.

Echter Kontakt ist nicht ersetzbar
Wo Marion Krämer auch Vorteile des Digitalen sieht, ist die persönliche Kommunikation mit den einzelnen Mitarbeitern und auch von Mitarbeitern untereinander. Im Moment testen wir ein Projekt, bei dem sich Mitarbeiter in den ACHAT Hotels per App in Gruppen zusammenschließen und gemeinsam über die unterschiedlichsten Themen diskutieren können – und das unternehmens- und hierarchieübergreifend. Per App sind Mitarbeiter auch in der Lage, die Übernahme von Schichten selbst zu organisieren und zu dokumentieren. Mitarbeiter, die gerade aus dem Urlaub kommen, können schnell und übersichtlich sehen, was währenddessen geschehen ist und was für sie die wichtigsten ersten Arbeitsschritte sind.

Marion Krämer sieht aber auch klare Grenzen des Digitalen im Hotel. So ist für die Head of Human Resources der ACHAT Hotels der echte menschliche Kontakt nicht ersetzbar. Einen entscheidenden Schritt zum realen Mitarbeiter-Dialog geht Krämer hierzu beispielsweise mit der Erstellung eines neuen Leitbildes „bottom up“. Die Mitarbeiter selbst erstellen den so genannten „Team-Geist“ – und das in echt, nicht digital. „Unser People Business braucht den echten Kontakt. Sobald wir uns wieder mit mehreren Leuten treffen dürfen, werden wir Mitarbeiter aus unseren Hotels in Workshops zusammenbringen, in denen sie gemeinsam erarbeiten, was die ACHAT Hotels aus ihrer Sicht ausmachen und wie wir zukünftig miteinander arbeiten wollen. So kreieren Mitarbeiter aktiv unseren Team-Geist.“ Parallel dazu erstellt das Management ein Führungsleitbild; am Ende wird beides harmonisiert und zusammengeführt.

Den Unterschied macht der Mensch
„Gerade während Corona haben wir gesehen, wie unsere ersten Digitalisierungsschritte im Backoffice uns bereits mehr Freiräume für die persönliche Kommunikation ermöglichten“, erklärt Krämer. „Die Organisation vereinfacht sich, gewinnt an Präzision und wird am Ende deutlich effizienter. Durch die Zeit, die wir dadurch gewinnen, können wir den Fokus unserer HR-Arbeit noch mehr auf den persönlichen Kontakt legen – ob nun digital per App oder im persönlichen Gespräch“, freut sich Krämer. „Die Digitalisierung macht uns erreichbarer und nahbarer, dabei dürfen wir aber nicht den Menschen als solchen vergessen, denn der Mensch ist es, der den Aufenthalt in einem ACHAT Hotel ‚echt gut‘ macht.“

Weitere Informationen über die ACHAT Hotels.

Adresse: ACHAT Hotels, Konrad-Zuse-Ring 23, D-68163 Mannheim, Telefon: +49-(0)621-48 07-0, Fax: +49-(0)621-48 07-99, E-Mail: [email protected], Internet: www.achat-hotels.com

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